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难点一：空间浪费，传统的档案室采用分区存放档案，当档案数量很多时需要较大的空间进行存放，如果遇到储位分配不合理的情况，会造成空间的剩余或不够用，导致库房空间的浪费或紧缺。
难点二：盘点复杂，档案工作者要对各类档案的接收、分类、编目，编制、检索进行管理，定期盘点时，要对照纸质档案一个个对比，工作量大且容易出现疏漏。
难点三：查找困难，传统档案材料分区分类存放，查找时要先到区找到类别，再翻阅档案查找需要的那份档案。当遇到档案数量多、使用频繁的情况下，档案查找工作更加困难。
难点四：环境问题，档案资料的存放管理对环境有明确的要求，过高或过低的温度，过湿或过干的空气环境都会对纸张纤维素造成破坏。传统档案装具以及档案室没有温湿度检测及提示，不能保障档案的存放条件。
难点五：防盗性差，传统档案室主要依靠依靠机械锁具进行管理，如遇借阅人员较多，现场混乱且管理人员不足，或是档案室钥匙丢失时，容易造成档案丢失。
智能密集架由固定列和移动列共同组成，在一定的距离内移动架体，这样就大大节省了档案存放的空间，节省出来的空间可以储存更多的档案文件。组列架体组合，多层次结构，可以根据空间大小定制产品规格，整个空间以立方计算，因此拥有庞大的储存量。
智能密集架管理系统融合RFID无线射频技术，可轻松读取密集架指定列中RFID标签的全部标签值，将盘点结果上传系统平台，通过分析对比，将密集架中的档案情况以可视化的形式展示给管理人员，简化盘点过程、提高盘点准确度，大大节省人力。
智能密集架嵌入了电脑控制系统，密集架的每一列均配备有彩色液晶触摸屏，通过物联网技术，工作人员可通过屏幕对密集架内档案资料存放情况进行检索查阅，让档案查找不再困难。同时也可通过客户端的系统平台检索到档案所在密集架情况，通过系统平台上操作还可实现远程开启该档案所在密集架列，直接进入拿取档案，智能化的操作为工作人员节约了大量时间。
针对档案存放环境问题，智能密集架中通过装置温湿度检测模块，对档案存放环境的温湿度进行实时检测，当温湿度超出阀值，会发出温湿度调节提醒。如果有条件，还可实现温湿度调节设备与智能密集架直接通信，实现档案环境温湿度自动调节。
档案资料的防盗性也是档案安全防护的一部分，同样也是采用RFID无线射频技术，无线电讯号识别特定目标并读写相关数据。智能密集架通过与RFID门禁通信，实时监控档案室出口，若贴有RFID标签的档案盒或资料通过RFID门禁时，RFID门禁可读取该标签的ID并发出警报，有效阻止档案资料被盗。
